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Déménagement des bureaux et des dossiers, c’est maintenant

Déménagement des bureaux et des dossiers, c’est maintenant

Solenciel a pu acquérir la location d’une nouvelle pièce au 3ème étage de la Maison Diocésaine de Grenoble. Cet espace supplémentaire a entraîné un  déménagement des bureaux pour le plus grand confort de l’équipe. De plus, ce fut l’occasion d’effectuer un rangement des documents.

Le déménagement du bureau direction

L’ancien bureau de la directrice laisse place aujourd’hui à un grand bureau pour l’ensemble de l’équipe : encadrantsbénévoles, services civiques et stagiaires. Effectivement, le bureau de Gwendoline déménage de l’autre côté du couloir, juste en face. En échange, la pièce de rangement libère de la place pour les cleaners. Ce réaménagement semble donc parfait.

Tout d’abord, en vidant la pièce de rangement, destinée au matériel professionnel, les cleaners disposent de plus d’espace. En réalité, ce même espace de rangement servait autrefois de bureau pour l’équipe. La promiscuité y était peu pratique. A présent, grâce à la surface supplémentaire acquise, cette pièce peut accueillir une nouvelle armoire. Cette dernière servira de lieu de stockage de l’ensemble des kits de nettoyage. C’est-à-dire que chaque jeune femme reçoit un kit à son arrivée. A ce sujet, les premiers kits furent distribués aux jeunes femmes deux semaines plus tôt, en parallèle du départ de Christine. Un kit comprend, entre autres : un plumeau, un seau, une serpillière, une pelle, un mouilleur et une raclette à vitre.

En ce qui concerne l’équipe, elle travaille désormais dans l’ancien bureau de la direction, bien plus grand. La zone y est idéale pour les réunions.

Dans un deuxième temps, l’organisation méliorative de la zone de travail encourage à un meilleur classement des dossiers et fichiers de l’association. Ces supports doivent être rapidement identifiables et opérationnels pour quiconque rejoint l’équipe.

Le déménagement et le tri des documents

Les dossiers et fichiers sont également victimes de ce changement. Pour instaurer davantage d’organisation et d’efficacité, surtout pour l’intégration de tout nouveau collaborateur, les documents sont soigneusement rangés et étiquetés.

Cette métamorphose de l’espace de travail entraîne, cette semaine, un meilleur classement des documents papier, ainsi qu’un assemblage méticuleux de l’ensemble des informations appartenant au même champ d’action. Pour exemple, un classeur spécifique à l’identité de Solenciel, prévoit une partie propre à la présentation de son activité et de ses collaborateurs. Puis, différentes thématiques détailleront les objectifs visés, les mesures prises, les acteurs clefs, tout comme les terrains à explorer.

La nouvelle structuration des dossiers viendra répondre aux besoins en renseignements de chaque salarié, stagiaire, volontaire ou bénévole. Par ailleurs, en soutien à l’équipe de professeurs bénévoles, un classeur sera destiné au suivi des leçons de français. Cette démarche comblera le manque informationnel dans la progression des jeunes femmes. De la sorte, leur apprentissage n’en sera que supérieur, quel qu’en soit le mode d’enseignement.

Finalement, cette nouvelle organisation est propice au travail d’équipe, menant à la croissance graduelle de l’association. C’est pourquoi l’arrangement de l’espace et la hiérarchisation des informations engagent peu à peu une plus grande mutualisation, ainsi qu’un couplage ingénieux des compétences individuelles.

Stagiaires SC